思いついたアイデアは定期的に読み返す の記事を読んで、改めて気がつきました。この手のカイゼンの発想はほとんどの場合、同じ様な仕組みを活用しています。
私は、ものをあんまり整理できない＆捨てられないんですが。物は無くしません。 たとえば、机の上をさんざんぱら散らかしても、その机の上から書類をゴミ箱に入れない限り、書類は重要であろうと無かろうと無くなりません。 だから、ある意味安心して業務に取り組めました。物を探すのには時間を取られましたが「この机の上さえ探せば何でも出てくる」と言う状態を作り出していたからです。 よく使う資料や書類は、でたらめですが山の上に来るわけで、当然取りやすい。 汚い部屋を揶揄するときに「必要なものが全て布団の中から取れる」と言う話がありますが、これは非常に効率的です。
最近流行のカイゼン術は、そんな状況をより使いやすくする事で生まれているのではないでしょうか。
なんでも入れておく箱が一個あって、その中に何でもかんでも押し込んで、それを検索できるようにしておけば、楽です。やたらきっちり小分けにして、結局のところどこに入れたのかわからない。 また、新たな情報をどこに分類したら良いのかわからない。そんな事で悩むくらいなら分類しない方がましです。
でも、箱が一個だけではさすがに心許ない。 そこで、生まれるのが四つの箱です。
- とりあえず入れる箱
- すぐ処理するもの、いつも使う物を入れる箱
- 後で処理すればいい物
- いつか使うかもしれないのでとりあえず取っておく物
とりあえず、１に放り込んで、時間ができたら分類して、２のすぐ処理の箱から処理をしていき、３はまあ暇なときにぼちぼち。用が済んだら即４に入れる。 あんまりいろいろなルールを作るよりも、一個のルールを応用した方が分かりやすいと思います。 とはいえ、常に検索性の問題はつきまとうので、使いやすい検索方法を確保しておく必要があります。
そんなわけで、私はこのルールを、メール・ToDo管理に使っています。あと今日からはてなブックマークの管理に使い始めました。
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